[Управление проектами, GTD, Управление персоналом] Синхронные и асинхронные коммуникации

Ответить на тему

Автор

Сообщение

news_bot ^®

Стаж: 6 лет 4 месяца
Сообщений: 27286

news_bot ^® написал(а)
06-Ноя-2020 16:30

Цитировать

Знакомьтесь — это Вася. Сейчас Вася разгребает задачи в своем любимом таск-трекере. Вася любит свою работу, старается быть эффективным и полезным. И просто добродушный малый.

Так получилось, что Васе приходится решать рутинные, но не самые простые задачи, над которыми приходится хорошенько сконцентрироваться.
Прямо сейчас Вася пытается понять, почему у Машеньки из бухгалтерии не сходятся расчеты. Еще чуть-чуть, вот оно, почти…
В этот момент ему звонит Катя.

Вася добродушный. Он любит помогать людям. Откладывает свою задачу: «Алло, привет! Хм… Кнопочка не нажимается? Конечно, сейчас гляну». Прошло несколько минут, и Вася разобрался в чем проблема. Катя довольна. Вася тоже.
«Так, чем я занимался? Ах, да. Дебеты, кредиты. В чем же проблема тут была? Эх, вылетело. Ну ничего, попробую сначала».
Тем временем, в таск-трекере появилась еще парочка задач. Вася начинает чувствовать, что не успевает. Нужно поспешить. Внутри появляется чувство неудовлетворенности: «Почему я не успеваю все, я плохо работаю?». Накрывает легкий стресс. Но Вася по-прежнему тот же добродушный малый, почти.
Приходит смс-ка: «Сервер лежит». Поступают первые жалобы от пользователей. Чёрт! Вася идет чинить. Логи, конфиги, мониторинги, снова логи.
Раздается звонок. Лена. «Приветик! А ты не можешь меня проконсультировать по одному вопросу? У меня гневный клиент. Замучал уже. Можно я ему бесплатно включу опцию?». Вася, не долго думая: «Да, конечно». Лена: «Супер! Спасибки!». Снова логи, конфиги, графики, инцидент-репорты. Ура. Починили.
Вася задумался: «Блин, а ведь бесплатно включать была не самая лучшая идея. Надо было чуть-чуть подумать и по-нормальному сделать. Ого! 15 тасков уже! Ладно, и бесплатно сойдет.»
Так проходит день за днем. Часто Васе приходится отвечать на одни и те же вопросы. Он все чаще не успевает.
Но Вася не сдается, он хочет быть эффективным. Прочитал умную книжку про тайм-менеджмент. Узнал, что нужно правильно расставлять приоритеты задач и более качественно планировать свою работу. Внедрил.
Пишет Оля из соседнего отдела. Говорит, что у нее компьютер плохо странички открывает. Просит помочь сейчас. Не может работу работать нормально. И Вася, конечно же, помогает. Забыв (или забив) про тайм-менеджмент. И дело не в том, что Оля красотка. Просто у Васи сложилась работа такая — всегда нужно быть во внимании, чтобы помочь коллегам решать их всегда срочные проблемы. Какой уж тут тайм-менеджмент.
Неожиданный конец истории. Далее мораль.
Не буду говорить про полезность и нужность коммуникаций. Важно, нужно, обязательно. Остановимся на вопросе эффективности коммуникаций. Обычно выделяют два вида коммуникаций.
Синхронная коммуникация — это когда вы отправляете сообщение, а получатель сразу на него отвечает. Например, сообщение в мессенджере, телефонный звонок, совещание или просто вопрос коллеге за соседним столом.
Асинхронная коммуникация — это когда вы отправляете сообщение и не ожидаете моментального ответа. Например, сообщение по электронной почте, тикет в сервис-деске, сообщение на автоответчик.
У синхронных коммуникаций есть большие минусы.

Постоянные отвлечения. Любая умственная, творческая работа требует высокой концентрации и сфокусированности. Проведено куча исследований на тему, сколько человеку нужно времени, чтобы снова вернуться в работу после отвлечения. Цифры разные. Но факт в том, что обратное погружение не мгновенно и всегда требует времени. А главное — энергии. Как говорит славный Дорофеев — мыслетоплива. Которое весьма ограничено. Не говоря уже о том, что в моменты переключения внутренняя обезьяна часто встает у руля. И котики на ютубе неумолимо набирают просмотры.
Отсюда вытекает следующий минус — стресс. Из-за отвлечений человек успевает все меньше. Конечно же, он старается наверстать упущенное. В итоге тратит еще больше сил. И еще меньше успевает. Сложно пробежать марафон в спринтерском темпе.
Приоритет быть на связи, вместо сосредоточенности на важных вещах. Не раз слышал от коллег: «Как же я все отключу, до меня ведь не смогут дозвониться/дописаться.» Но обычно, даже если один коллега отключает все средства связи, то страждущие обязательно найдут другого. Среда сама заставляет всегда быть на связи, вместо того, чтобы решать важные в данный момент задачи.
Снижение качества обсуждений и ответов. В процессе телефонного звонка или общения в мессенджере, часто не бывает времени хорошенько подумать. В итоге принимаются не самые оптимальные решения.

Другой путь — асинхронные коммуникации. Здесь ровно все наоборот.

Появляется возможность работать более сфокусировано. Никто тебе в процессе поедания «помодоро» не позвонит и не напишет. Увеличивается продуктивность. Ты начинаешь лучше планировать свою работу. Уменьшается стресс.
В письменном виде фиксируется кто и что сказал. Сама собой формируется документация и faq на частые вопросы. Вася бы одобрил.
Можно подумать, прежде чем давать ответ. Ответы получаются более качественные. Прибавив сюда то, что ответы фиксируются письменно, получаем качественный faq.
Асинхронная коммуникация принуждает более точно и емко формулировать задачи. Пропадает необходимость постоянного уточнения, чего же в действительности хотел автор.
Пропадает необходимость всем находиться на рабочем месте в одно время.

Но тут приходит Геннадий Сергеевич и говорит: «Слушай, Вася. Писать долго. Проще позвонить и обсудить все словами. Чего тратить время?».
Так вот, Геннадий Сергеевич — это обочечник.

Знаете из-за чего часто пробки на трассах подолгу стоят, вместо того, чтобы пусть медленно, но ехать? Самые нетерпеливые водители объезжают длинную очередь автомобилей справа по обочине. И потом пытаются вклиниться в поток где-то ближе к началу пробки. В итоге, вся очередь автомобилей стоит и пропускает обочечников. Геннадий Сергеевич в этом случае получит решение своей проблемы быстрее всех. Но толку от этого, если вся пробка стоит.
Также и с задачами. Помимо Геннадия Сергеевича, есть Маша, Катя, красотка Оля. Которые завели свои задачи в сервис-деске и ждут, когда сфокусированный Вася их сделает. Максимально быстро, ни на что не отвлекаясь и не переживая. Страшно представить, что произойдет, если все будут, как Геннадий Сергеевич.

Самая важная мысль. Асинхронная коммуникация — это прежде всего уважение ко времени и планам, а также ко вниманию и сосредоточенности коллег.
Важно избегать собраний и обсуждений, которые отнимают время. Важно понимать, какие дела не терпят отлагательств, а какие могут подождать. Плохо, когда в сервис-деске все задачи со статусом «critical» или «blocker». Не будь, как Геннадий Сергеевич.
И вторая главная мысль — не нужно вдаваться в крайности. Иногда можно и нарушить правила, желая получить от коллеги быстрый ответ. И никто не отменял неформального живого общения. Иначе, как Вася скажет Оле, что она красотка.
P.S. Все имена и события вымышленные. Любые совпадения с персонажами и фактами из реальной жизни являются чистой случайностью.
===========
Источник:
habr.com
===========
Похожие новости:

Теги для поиска: #_upravlenie_proektami (Управление проектами), #_gtd, #_upravlenie_personalom (Управление персоналом), #_asinhronnye_kommunikatsii (асинхронные коммуникации), #_kontsentratsija_vnimanija (концентрация внимания), #_upravlenie_proektami (
Управление проектами
), #_gtd, #_upravlenie_personalom (
Управление персоналом
)

Профиль ЛС

Ответить на тему

Вы не можете начинать темы
Вы не можете отвечать на сообщения
Вы не можете редактировать свои сообщения
Вы не можете удалять свои сообщения
Вы не можете голосовать в опросах
Вы не можете прикреплять файлы к сообщениям
Вы не можете скачивать файлы

Текущее время: 15-Июн 22:00
Часовой пояс: UTC + 5