[IT-инфраструктура, Управление проектами, Финансы в IT, IT-компании] Как мы добавили букву “Э” в документооборот Skyeng

Ответить на тему

Автор

Сообщение

news_bot ^®

Стаж: 6 лет 2 месяца
Сообщений: 27286

news_bot ^® написал(а)
20-Май-2021 15:31

Цитировать

Знакома ситуация, когда работа с документами в компании превращается в игру "Что? Где? Когда?" с непредсказуемым результатом? Внедрение электронного документооборота (ЭДО) раньше, чем бумажные процессы начнут тормозить бизнес - не самая тривиальная задача. А в условиях карантина и тотальной "удаленки" сотрудников она становится гипер-сложной!О том, как мы (не)вовремя проснулисьЕсли долго и вполне успешно вести документооборот подручными средствами (например, используя облачные таблицы), то к этому привыкаешь. Во-первых - потому что бесплатно. Во-вторых - экономит кучу времени и сил на организацию процесса учета и совместной работы с документами. И так может продолжаться довольно долго...Но Skyeng рос настолько стремительно, что в какой-то момент мы буквально физически стали наблюдать, как все плюсы такого подхода оборачиваются для нас жирными минусами.

Первые звоночки о необходимости автоматизации документооборота и переходе на ЭДО стали поступать из финансового и юридического департаментов.

Немного о том, как это происходило:

Документоведы начали жаловаться, что электронные таблицы перестали справляться с объемом регистрируемой корреспонденции. Приходилось создавать новые “книги”, вести их реестр, чтобы ничего не потерялось, и регулярно уведомлять об этом всех менеджеров компании.
Процесс согласования договоров стал настолько сложным, что мог длиться неделями, а поиск нужного договора превращался в настоящий квест. Объемы договорной деятельности выросли до таких объемов, при которых вот-вот могли начать теряться договора.
Работа финансового и юридического отделов стала существенно замедляться из-за борьбы с дублями документов, их поиском и контролем. А на время, когда кто-то уходил в отпуск и вставала необходимость передавать дела, работа превращалась в подвиг.
Про постоянный рост расходов на курьеров нет смысла даже писать - впору было создавать собственный курьерский сервис.

Отсутствие общего информационного пространства и децентрализованное хранение данных влекли за собой увеличение времени, необходимого для сопоставления документов, приводили к просрочкам в исполнении и делали невозможным получение аналитических данных об эффективности работы согласующих подразделений. А главное - нам катастрофически не хватало единого стандарта работы с документами, который бы регламентировал и контролировал маршруты их движения.Посмотрев на это, мы решили не дожидаться катастрофы и начать действовать.На старте у нас не было даже менеджера проектаГлавную задачу мы сформулировали просто: “успеть внедрить ЭДО раньше, чем финансовые риски из-за несовершенства документооборота станут для компании неприемлемыми”. Забегая вперед, надо сказать, что это заняло чуть больше полугода, и сейчас мы уже можем поделиться определенными выводами, основанными на собственном опыте:

Сделать успешное внедрение без хорошей команды практически невозможно. Но успех проекта определяется прежде всего его менеджером - при этом важно, чтобы ответственность лежала на одном человеке.
С самого начала фиксируйте цели и описание результата (DoD), это поможет не потерять фокус в дальнейшем.
Закладывайте дополнительное время в проект, даже если вам кажется, что все просто. Все теряют время на интеграциях, согласовании процессов и переводах сотрудников с их привычных инструментов в ЭДО.
Сразу подумайте, как вы организуете обучение персонала, которое вам придется проводить многократно. Обучающие материалы должны быть разные: онлайн документация, вебинары и их записи, видео-инструкции. Не забудьте про регулярную и доступную техподдержку пользователей.
Работайте с бизнес-заказчиками как с разработчиками по гибким методологиям.

Классический подход к решению этой задачи - провести исследование процессов компании, описать их текущее состояние, определить роли и участников, выбрать лучшую систему на рынке, кастомизировать ее и пойти пить текилу - в нашем случае был невозможен.Обследовать все процессы у нас не было времени, поэтому мы выбрали два наиболее сложных и проблемных: согласование договоров и регистрация корреспонденции. Расчет был простым - если система позволит реализовать их выполнение, то с другими процессами она справится не менее успешно.К формальным критериям успеха проекта добавились функциональные требования к ПО:

гибкий настраиваемый веб-интерфейс и наличие мобильной версии;
централизованное хранение документов, их систематизация, создание резервных копий;
возможность подписывать документы цифровой подписью;
интеграция с СЭД, 1C и другим ПО через штатный API интерфейс;
поиск документа по различным критериям;
одновременная работа нескольких пользователей с одним документом;
создание сложных процессов согласования с возможностью изменения маршрута во время согласования;
гибкая система прав и возможность замещения пользователей; безопасное хранение и контроль доступа к документам;
возможность настраивать отправку уведомления пользователям по разным каналам.

Коллеги со стороны ИТ-поддержки выработали требования к надежности и нагрузке, которую должна выдержать система… И понеслось! На серии встреч с крупными поставщиками популярных решений в отрасли обсуждалась возможность внедрения различных продуктов и выяснились детали:

Условия и стоимость договора
Лицензионный подход
Возможности техподдержки, SLA
Возможности проведения обучения наших сотрудников
Подходы к внедрению системы
Технологический стек

Спустя два месяца с начала работ по проекту мы свели все наши наблюдения и выводы вместе и сделали выбор в пользу расширенной версии СЭД ТЕЗИС - системы электронного документооборота от российской компании Haulmont (Самара).О том, оправдалось ли наше доверие поставщику и продукту, расскажем в конце статьи. А пока - несколько советов по выбору СЭД на основе нашего опыта переговоров:

Встречаясь с подрядчиками, потратьте время, чтобы объяснить им, что вы ожидаете от внедрения. Ваша цель должна быть не купить “классную” систему, а приобрести инструмент, экономящий деньги компании и повышающий удобство работы сотрудников.
На встречи с подрядчиками обязательно берите заказчиков и будущих пользователей. Заказчики очень заняты и не могут прийти? Не страшно, записывайте демонстрацию системы на видео и передавайте им.
Не стесняйтесь задавать самые “неудобные” вопросы.
Если решите самостоятельно вносить изменения в систему, не забудьте “на берегу” поговорить о лицензиях для тестовых контуров.
Выбирайте систему, которую можно интегрировать с другим ПО в компании. Лучший вариант - когда у программы есть штатное API с описанной моделью данных.

“Поехали!” (с) Юрий ГагаринУстановили новое ПО, настроили тестовые серверы, передали в инфраструктуру на поддержку. Ура!

Cитуация неожиданно осложнилась, случилась пандемия (COVID-19): интеграцию системы в процессы документооборота, завязанные на несколько подразделений компании, необходимо было выполнять в полностью дистанционном режиме для абсолютно неподготовленных пользователей, многие из которых ранее не имели никакого опыта работы с ЭДО.

“Быстрый старт” - и без того не самый традиционный путь внедрения, а тут еще пришлось вносить серьезные корректировки: переводить весь штат компании на ЭДО в таких условиях означало серьезно увеличивать риски, вплоть до перспективы остановки работы. Поэтому было принято новое решение: этапами внедрения считать последовательное подключение структурных подразделений к системе. И параллельно организовать детальное исследование бизнес-процессов.

Екатерина Целовальникова, руководитель проекта: Удаленное внедрение продукта перекладывает значительное количество ответственности на плечи команды внедрения. В обычных условиях можно всегда дойти ножками до заказчика и на месте обсудить конкретный вопрос. Наша ситуация отличалась тем, что в отсутствии полноценного обследования команда внедрения двигалась почти вслепую, а тестирование процессов в среде ЭДО проходило практически без участия заказчика.

Ключевые работы разбили на квартальные периоды с подключением пользователей. В качестве “первопроходцев” были выбраны сотрудники отдела B2G со сравнительно небольшим объемом документов, позволяющим отладить процесс и выявить возможные проблемы в ходе тестирования.И вот уже после пары дней обкатки первого процесса согласования на тестовых серверах и небольшой донастройки маршрута принимается решение о его переносе в продуктовую среду. В итоге, спустя 6 месяцев интенсивной экспансии и развертывания системы на все большее количество пользователей, наши метрики по ЭДО вышли на качественно новый уровень:

12 подразделений компании подключились к системе;
все основные процессы - входящая/исходящая корреспонденция, внутренние документы, договорная деятельность, постановка задач на отправку пакетов документов контрагенту и т.д. - были автоматизированы;
были настроены внешние интеграции: со сторонним сервисом проверки контрагентов и автозаполнения реквизитов, Почтой России для отслеживания статуса отправленных документов и т.д.

Екатерина Целовальникова, руководитель проекта:По итогам первого полугодия можно сделать вывод, что стратегия последовательного перехода подразделений на СЭД в рамках ограниченного количества процессов полностью себя оправдала. Более того, через некоторое время после перевода одних подразделений на ЭДО сотрудники других отделов сами начинали запрашивать доступы к системе и просить провести обучение по продукту.

В настоящий момент продолжается загрузка исторических данных (договоров, допсоглашений, бухгалтерских документов и пр.) в цифровое хранилище. Впереди нас ждет развитие системы и автоматизация новых процессов, интеграции с 1С, CRM, DWH и другими системами и сервисами, подключение электронной подписи, перевод кадровой документации на ЭДО и многое другое. Ключ к успеху - забота о пользователе Нельзя просто приобрести софт для электронного документооборота. Он должен прижится в компании, его должны полюбить и искренне считать “своим”. Однако перейти на полноценный ЭДО оказалось не так-то просто из-за сложившихся привычек сотрудников: кто-то полагал, что использование таблиц намного удобнее. Поэтому мы уделили особое внимание организации службы поддержки, подготовки инструкций и обучению сотрудников. Это не только сделало работу более эффективной, но и создало положительное мнение об ЭДО в компании.Как ни странно, важную роль в успехе проекта сыграли, непривычные и стрессовые факторы весны 2020. А для того, чтобы вы не наступали на наши грабли - ловите краткое summary по внедрению от руководителя проекта.

Екатерина Целовальникова, руководитель проекта: - Не бойтесь делать ошибки, их делают все. Но не стоит забывать о тестовых серверах: любой процесс должен быть сначала отлажен, а затем внедрен в продуктовую среду.- Итоги каждой встречи по согласованию нового процесса необходимо фиксировать и направлять перечень договоренностей всем участникам. - Апеллируйте к тому, что документооборот - это живой организм, где должен быть порядок и структура, а не хаос и беспорядок. Это повышает ответственность и исполнительскую дисциплину сотрудников. - Расставляйте приоритеты. Не распыляйтесь на различные активности, все успеть невозможно. Порой лучше отложить задачу или проблему, и потом она сама становится не актуальной :)- Находите решения в текущим функционале намного проще, чем придумывать новый велосипед.

Пара добрых слов о поставщике и сервисеПлатформа ТЕЗИС вполне успешно справилась с маршрутизацией самых нагруженных процессов компании и сегодня с ее помощью автоматизировано почти все делопроизводство, канцелярия, договорная деятельность. Благодаря переходу на ЭДО у нас появилась реальная возможность усовершенствовать множество документоориентированных процессов, до которых раньше просто не доходили руки.По итогу всего приключения можно сказать, что нам удалось запрыгнуть в уходящий поезд и в данный момент мы действительно наслаждаемся комфортной поездкой. Внедрение ЭДО принесло нам, дополнительные бонусы, о которых мы даже не подозревали в начале проекта - например, выявить узкие места в работе персонала. И конечно достичь основных целей: повысить оперативность и эффективность принимаемых управленческих решений (прирост скорости обработки и согласования по некоторым типам документов составил до 60%), существенно снизить риски “непроизводственных” потерь, внедрить KPI по исполнительской дисциплине.
===========
Источник:
habr.com
===========
Похожие новости:

Теги для поиска: #_itinfrastruktura (IT-инфраструктура), #_upravlenie_proektami (Управление проектами), #_finansy_v_it (Финансы в IT), #_itkompanii (IT-компании), #_elektronnyj_dokumentooborot (электронный документооборот), #_edo (эдо), #_avtomatizatsija_biznesprotsessov (автоматизация бизнес-процессов), #_sed (сэд), #_blog_kompanii_skyeng (
Блог компании Skyeng
), #_itinfrastruktura (
IT-инфраструктура
), #_upravlenie_proektami (
Управление проектами
), #_finansy_v_it (
Финансы в IT
), #_itkompanii (
IT-компании
)

Профиль ЛС

Ответить на тему

Вы не можете начинать темы
Вы не можете отвечать на сообщения
Вы не можете редактировать свои сообщения
Вы не можете удалять свои сообщения
Вы не можете голосовать в опросах
Вы не можете прикреплять файлы к сообщениям
Вы не можете скачивать файлы

Текущее время: 01-Май 16:02
Часовой пояс: UTC + 5